Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jeden z kluczowych elementów cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. Choć temat pojawia się w mediach od miesięcy, wielu przedsiębiorców nadal nie ma pewności, kiedy dokładnie zacznie obowiązywać KSeF i jak przygotować swoje systemy do pracy w nowym modelu.
Poniżej zebraliśmy najważniejsze informacje — w tym oficjalne źródła oraz przegląd możliwych metod integracji z KSeF.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów, obowiązkowe korzystanie z KSeF rozpocznie się od 1 lutego 2026 r. i początkowo obejmie duże przedsiębiorstwa — czyli podmioty, które spełniają co najmniej dwa z trzech kryteriów:
- zatrudnienie powyżej 250 osób,
- roczne przychody powyżej 50 mln euro,
- suma bilansowa powyżej 43 mln euro.
Źródło: Komunikat Ministerstwa Finansów o przesunięciu obowiązkowego KSeF
Kolejne grupy przedsiębiorstw (małe, średnie i mikro) zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF w późniejszym terminie — Ministerstwo zapowiada, że nastąpi to jeszcze w 2026 r.
Oficjalna strona systemu KSeF: https://www.podatki.gov.pl/ksef
Jak można zintegrować systemy z KSeF
Aby korzystać z KSeF, nie wystarczy dostęp do portalu webowego — potrzebna jest automatyczna integracja systemów księgowych/ERP z centralnym systemem Ministerstwa Finansów. Firmy mają tu dwie główne ścieżki do wyboru:
1. Integracja z pomocą dostawcy systemu ERP
Wielu dostawców systemów finansowo-księgowych i ERP rozwija własne moduły obsługi KSeF.
Zaletą tego rozwiązania jest:
- bezpośrednia integracja z istniejącym środowiskiem ERP,
- jeden dostawca odpowiedzialny za aktualizacje i zgodność z przepisami,
- brak potrzeby angażowania dodatkowych firm.
Wadą może być ograniczona elastyczność – rozwiązania dostawców ERP są zazwyczaj projektowane pod standardowe scenariusze, co bywa niewystarczające w firmach o skomplikowanych procesach czy działających międzynarodowo.
2. Integracja przez zewnętrznego integratora
Alternatywą jest wdrożenie integracji z KSeF z pomocą niezależnego dostawcy, który przygotowuje dedykowany konektor między systemem ERP a KSeF.
Zalety takiego podejścia:
- możliwość dostosowania integracji do złożonych procesów i wielu systemów,
- większa elastyczność w walidacji i mapowaniu danych,
- wsparcie merytoryczne i techniczne podczas całego projektu.
Jednym z doświadczonych integratorów KSeF jest firma Infinite IT Solutions, która od lat obsługuje duże przedsiębiorstwa w zakresie elektronicznego obiegu dokumentów i integracji EDI. Infinite wspiera klientów w dostosowaniu ich systemów do wymagań KSeF, zapewniając gotowe moduły integracyjne, testy oraz wsparcie techniczne i merytoryczne na każdym etapie projektu.
Dlaczego warto działać już teraz
Bez względu na wybraną ścieżkę integracji, warto pamiętać, że pełne wdrożenie KSeF trwa zwykle od kilku tygodni do kilku miesięcy. Zbliżający się termin obowiązkowego systemu spowoduje duże obciążenie dostawców ERP i integratorów, więc rozpoczęcie projektu z wyprzedzeniem pozwala uniknąć kolejek i stresu.
Firmy, które odpowiednio wcześnie zaplanują integrację, zyskają nie tylko zgodność z przepisami, ale też realne usprawnienie procesów — faktury będą wystawiane i księgowane szybciej, a błędy i duplikaty zostaną wyeliminowane.